Auditoria da gestão do posto de trabalho na organização

Em um texto anterior abordamos a metodologia de Gestão Lucrativa dos Postos de Trabalho – GPT, metodologia que possibilita o cálculo da eficiência operacional de um sistema de produção através do indicador de desempenho denominado Índice de Rendimento Operacional Global – IROG, que, como comentamos, deve ser analisado de acordo com duas abordagens conforme o posto de trabalho que está sendo analisado: i) o posto de trabalho é uma restrição do sistema de produção, sendo denominado Total Effective Equipment Produtivity – TEEP, utilizando-se, para seu cálculo, o tempo calendário; ii) o posto de trabalho é uma não restrição do sistema de produção, sendo denominado Overall Equipment Efficiency – OEE, utilizando-se para seu cálculo, o tempo programado, obtido pela diferença entre o tempo calendário e o tempo das paradas programadas.

Uma vez implementada a metodologia GPT, deve-se realizar auditorias periódicas, visando avaliar a consolidação de seus conceitos na organização como um todo, visto que a cultura dos conceitos do Sistema Toyota de Produção – STP, entre os quais se incluem os conceitos da GPT, deve estar disseminada amplamente entre todos os colaboradores.

Para a realização das auditorias periódicas deve-se elaborar um questionário específico de avaliação, com um conjunto de questões específicas para determinados temas como, por exemplo, i) gestão, compreendendo questões relacionadas ao entendimento dos conceitos da metodologia GPT a nível gerencial e operacional e a existência de uma governação para gestão da metodologia GPT, entre outras; ii) método, compreendendo questões relacionadas aos postos de trabalho a monitorar, à análise dos valores do IROG e seus índices, ao conhecimento e utilização destes índices pelo PPCPM para programação da produção; à participação dos colaboradores da produção e áreas de apoio na elaboração de ações de melhoria, entre outras;  iii) treinamento, com questões relacionadas ao treinamento de operadores e áreas de apoio, à existência de um cronograma e a estrutura para treinamento, entre outras;  iv) indicadores, com questões relacionadas ao entendimento por parte dos colaboradores da produção e áreas de apoio sobre os valores do IROG e seus índices e ao estabelecimento de metas para esses índices, entre outras;  v) rotina, com questões relacionadas a rotina de registro de dados e sua atualização e divulgação e à realização de reuniões conforme preconiza a metodologia GPT, entre outras vi) resultados, com questões relacionadas aos resultados obtidos e sua evolução e a análise do aumento de produtividade e redução de custos, entre outras. As respostas às questões relacionadas com cada tema devem receber uma pontuação, sugerindo-se:

1. Nada foi feito. Não existem evidências de conhecimento da metodologia GPT;
2. Trabalha-se apenas em alguns pontos. Poucos gestores têm conhecimento da metodologia GPT, mas ela não está implantada em nenhum posto de trabalho;
3. Parte das atividades estão definidas. Poucos gestores têm conhecimento da metodologia GPT e a aplicam reservadamente;
4. Atividades implantadas, mas não definidas. Existe o conhecimento da metodologia GPT por parte de gestores e colaboradores e ela está implantada parcialmente na organização;
5. As atividades estão implantadas, mas é preciso evoluir. A metodologia GPT está implantada nos postos críticos e é de conhecimento dos colaboradores da produção e áreas de apoio;
6. Atividades implantadas com sucesso. A metodologia GPT está amplamente implantada na organização e é de conhecimento de seus colaboradores.

A partir do registro da pontuação de cada resposta, evidencia-se os temas prioritários para os quais devem ser realizadas ações de melhoria, com foco em cada resposta com pontuação igual ou inferior a 3, com vistas a alavancar essa pontuação na próxima auditoria. Para maior visualização dos temas a priorizar, sugere-se a elaboração de um gráfico radar, em cujos raios é mostrada a pontuação média de cada um dos temas. Analisando-se este gráfico, pode-se, na sequência, definir metas a atingir em um determinado período para cada um dos temas.

As auditorias periódicas para avaliar a consolidação da metodologia GPT, quando realizadas internamente, devem ser feitas por pessoas não diretamente ligadas à área de produção, como, por exemplo, pelo Setor de Melhoria Contínua da empresa, quando houver, ou pessoas ligadas à sua direção. Sendo realizadas por pessoal externo, não vinculado diretamente à empresa, estas auditorias devem ser realizadas por uma empresa de consultoria com amplo conhecimento dos conceitos envolvidos. 

Após o período de implementação da metodologia GPT, que normalmente compreende de três a seis meses dependendo da quantidade de postos de trabalho selecionados para monitoramento, sugere-se que as auditorias periódicas sejam realizadas a cada três meses no primeiro ano e, nos anos seguintes, semestralmente.