Como estruturar uma equipe de Lean Office?

Estruturar uma equipe adequada a cada projeto pode gerar muitas dúvidas para diretores, gestores e profissionais de Lean, mesmo para aqueles que estudam a Filosofia Enxuta.

Se a escolha da equipe não for bem planejada, a empresa poderá enfrentar alguns desafios ao longo do projeto, como perda de interesse, falta de olhar crítico e falta de autonomia, prejudicando os resultados esperados.

Thiago Menezes, consultor da Produttare, explica, neste vídeo, como selecionar as pessoas que melhor se encaixem ao projeto, a partir de quatro pilares: tamanho do projeto, capacidade de realizar o projeto, força para realizar e tempo.

Este vídeo foi extraído do evento on-line “Como estruturar uma equipe de Lean Office?”, onde Thiago Menezes tira dúvidas e passa diversas dicas sobre a seleção adequada de uma equipe. Clique aqui para assistir ao webinar na íntegra.

Os quatro pilares para estruturar uma equipe

Ao estruturar uma equipe é preciso levar em consideração quatro aspectos do projeto, aqui representados como pilares de uma equipe adequada.

Cada pilar busca selecionar a equipe a partir de um ponto de vista diferente do projeto, como:

• Tamanho do projeto: este pilar indica como escolher pessoas para aumentar a capacidade do projeto de gerar resultados, determinando se o projeto será pequeno ou grande;
• Capacidade de realizar o projeto: este pilar trata de escolher todas as habilidades disponíveis para que as chances de atingir o tamanho do projeto desejado sejam maiores;
• Força para realizar: é o único pilar que pode influenciar para o resultado do projeto ser negativo, pois mesmo que o tamanho e a capacidade estejam adequados, pode haver uma força contrária trazendo resultados negativos para empresa;
• Tempo: este pilar refere-se ao tempo que a equipe conseguirá manter o tamanho, a capacidade e a força do projeto. Pode durar um ou diversos intervalos de tempo.

Pilar 01 - Tamanho do projeto

Este pilar trata da seleção das pessoas baseada no conhecimento delas, no escopo de atuação e autonomia de cada um.

Ao determinar o tamanho do projeto, deve ser considerado que, geralmente, as grandes oportunidades estão entre as áreas. Ao realizar os projetos dentro de cada área, o resultado alcançado é bem menor se comparado àquele que é feito olhando o processo inteiro.

Para atingir maiores resultados, os projetos devem ser pensados de forma a abranger o processo inteiro, múltiplas unidades ou múltiplas empresas. Com isso, é necessário escolher uma equipe que entenda do processo.

O tamanho do projeto também tem impacto se forem selecionadas pessoas da alta gestão ou operacionais. As pessoas da alta direção terão mais oportunidades e farão mais melhorias no nível de fluxo e menos no nível das atividades.

Por isso, os maiores resultados serão encontrados em projetos de múltiplas empresas, envolvendo pessoas da alta direção.

Pilar 02 - Capacidade de realizar o projeto

O pilar da capacidade diz respeito a selecionar pessoas de acordo com seu perfil comportamental.

O ideal é estruturar uma equipe com pessoas multicomportamentais. Para isso, existem vários modelos de perfis comportamentais. O mais completo, fácil de utilizar e entender é o DISC.

Este método identifica a existência de quatro perfis comportamentais baseados em duas perspectivas, variando de acordo com a forma que se relaciona com o meio ambiente.

A primeira perspectiva separa as pessoas em ágeis e calmas, entendendo que há pessoas mais ativas e extrovertidas, assim como seus oposto, pessoas mais tranquilas, quietas e introvertidas.

A outra perspectiva analisa as pessoas que são mais voltadas para lógica ou para pessoas, observando que há pessoas mais sociais, com maior diálogo e outras mais concentradas no objeto, mais racionais e lógicas.

Baseado nessas duas perspectivas há quatro perfis:

• Dominância: pessoa ágil, centrada na lógica, focada em o que tem que ser feito e no resultado;
• Influência: pessoas ágeis e focadas nas pessoas, extremamente emocionais, relacionais, impulsivas, entusiasmadas e divertidas, focadas em quem vai se envolver. O benefício de ter esse perfil na equipe é que reúne as pessoas, envolvendo e influenciando pessoas a entrar no grupo, mantendo o entusiasmo e a equipe unida;
• Estabilidade: voltada à pessoas, este perfil é mais calmo, tranquilo, harmonioso, mais leal, está preocupado com porque tem que fazer. Este perfil tem importância quando se faz necessário dialogar entre departamentos, construir consensos e harmonia entre departamentos;
• Cautela: são pessoas introvertidas, sistemáticas, diplomáticas, com mais exatidão, preocupadas em como fazer. Além de ser preciso, este perfil tem capacidade de observar detalhes e identificar pontos específicos de processos.

Pilar 03 – Força

O pilar da força seleciona pessoas a partir do seu engajamento no projeto, visto que todas as pessoas na organização possuem um posicionamento comportamental em relação ao projeto, seja qual for o projeto, mesmo que de forma inconsciente.

Pode ser separado em quatro perfis de engajamento:

• Campeões: são pessoas altamente comprometidas e altamente energizadas, defendem projeto, mobilizam, fazem melhorias, vão atrás de resultados. Um grupo de campeões tende a aumentar significativamente o tamanho do projeto e seus resultados. Sugere-se no mínimo 10% de campeões numa equipe;
• Pregadores: os pregadores concordam, até podem participar, mas não têm a mesma energia que o campeão. A maioria dos pregadores não percebem, pois, às vezes acha que ao delegar está isento da atividade, acreditam que precisam ir somente em algumas reuniões. Quando o grupo é somente de pregadores, o resultado do projeto é multiplicado por 1;
• Adormecidos: são indiferentes ao projeto, não estão comprometidos, não se envolvem. Também há adormecidos que não têm nenhuma informação de que o projeto está acontecendo. Com um grupo grande de adormecidos na equipe, o resultado tende à zero, pois os adormecidos não se comprometem e não fazem esforço;
• Bloqueadores: são pessoas que não concordam com o projeto e se posicionam desta forma. Essas pessoas tendem a ter um resultado negativo. São capazes de destruir um projeto por não concordarem.

Com uma equipe de líderes campeões, por exemplo, já foi possível reduzir 50% a taxa de defeitos em um dia, e em dois meses aumentar a produtividade de 19 peças hora para 30, sem investimentos. Já, se a equipe tiver um bloqueador na liderança, o projeto pode gerar resultados significativamente negativos.

Pilar 04 – Tempo

Este pilar seleciona as pessoas pensando na sua carreira e sucessão, pois ao escolher alguém para a equipe, é necessário entender por quanto tempo o projeto continuará fazendo sentido em termos de objetivos e desafios. Analisar se está almejando ou se preparando para mudar de nível, pode ser um indício ou um risco que ela saia do projeto antes de concluí-lo.

Quanto mais a equipe e a carreira estiverem convergentes, mais tempo de resultados o projeto irá trazer.