Blog da Produttare
A metodologia do 5S há anos tem sido desenvolvida na indústria de forma eficaz e participativa através de fundamentos de fácil compreensão e capacidade de apresentar resultados expressivos. Apesar de ter surgido na indústria automobilística, na manufatura da Toyota no Japão, o sistema se mostrou aplicável em outras indústrias, como a da saúde.
O programa 5S está baseado em ideias simples que podem trazer grandes benefícios. Ele consiste em uma metodologia de melhoria contínua que facilita a análise de disposição e destinação das ferramentas de trabalho, promovendo ordem no ambiente e, consequentemente, um ambiente de trabalho mais produtivo.
No mundo da saúde, novas tecnologias estão continuamente sendo desenvolvidas e, ano após ano, novos medicamentos e procedimentos médicos surgem no mercado.
Entretanto, a pressão para melhorar a qualidade e reduzir os custos da saúde aumenta cada vez mais com o decorrer do tempo. Devido a esses desafios, organizações da saúde devem avançar além dos antigos conceitos organizacionais e adotar métodos que são apropriados para os dias de hoje.
A aplicação rigorosa dos cinco sensos nesse ramo é o primeiro passo no desenvolvimento de atividades de melhoria para assegurar que a saúde seja mais apropriada e acessível a todos os pacientes. Seu propósito é melhorar a produtividade, incrementando qualidade e reduzindo custo.
Neste artigo serão abordadas técnicas e estratégias de como implantar cada um dos cinco sensos em organizações da saúde.
1º Senso – Utilização
O primeiro senso tem o objetivo de separar o que não é útil do que é, e melhorar o uso desses. Nesse senso, visa-se responder às seguintes perguntas:
- Esse item é necessário?
- Se for necessário, qual a quantidade necessária?
- Se for necessário, precisa estar aqui nesse lugar?
Dessa forma, pretende-se identificar: itens que não são úteis naquele local e que estão ocupando espaço; itens que não são frequentemente usados; e itens usados regularmente.
A estratégia de utilização da etiqueta vermelha (red tag) é uma boa abordagem para implantar esse senso. Ela consiste em uma técnica simples de colocar etiquetas vermelhas nos itens que precisam ser reavaliados quanto a sua utilidade.
Uma vez identificados, esses itens podem ser analisados e tratados de maneira adequada, podendo ser:
- Armazenados na “área de espera de etiquetas vermelhas” por um tempo para serem avaliados mais a fundo quanto a sua utilidade;
- Devidamente descartados;
- Realocados;
- Mantidos exatamente onde estão.
A “área de espera de etiquetas vermelhas” é útil quando não se sabe ou não se tem documentado a necessidade ou a frequência de necessidade de uma determinada ferramenta, além de servir como um “escudo emocional” quando se tem um certo receio de se desfazer de certas coisas. Quando um item é posto de lado e observado por um tempo, as pessoas tendem a ficar mais dispostas a se desfazer dele.
2º Senso – Organização
O segundo senso consiste em organizar os itens necessários de forma que eles sejam facilmente localizados e utilizados. O Mapa 5S é uma boa ferramenta para decidir locações e estratégias de Gestão Visual facilitam na localização dos itens.
O Mapa 5S é utilizado para avaliar as localizações atuais de equipamentos, medicamentos e suprimentos, além de decidir melhores localizações. Deve-se criar um “mapa atual”, que mostre o layout da área de trabalho e um “mapa futuro”, com o layout após a implantação da ferramenta (ver Figura 1). A seguir o passo-a-passo para criar e usar o Mapa 5S:
- Faça uma planta baixa do espaço de trabalho que você deseja estudar, mostrando a localização dos específicos equipamentos, medicamentos e suprimentos;
- Desenhe flechas na planta indicando o fluxo do trabalho entre os itens no espaço escolhido. Deve haver ao menos uma flecha para cada operação realizada. Desenhe as flechas na ordem em que as atividades são realizadas e enumere-as;
- Observe cuidadosamente o “mapa atual”. Há congestionamento no fluxo de trabalho? Existem maneiras de eliminar as perdas?;
- Faça um novo Mapa 5S com um layout mais apropriado para essa área de trabalho. Novamente, desenhe e enumere flechas para mostrar o fluxo das atividades realizadas e analise a eficiência desse novo layout;
- Continue experimentando possíveis layouts usando o Mapa 5S até encontrar um que você ache que funcione bem;
- Implemente esse novo layout na área de trabalho, movendo equipamentos, medicamentos e suprimentos para seus novos lugares;
- Continue a avaliar e melhorar a ordem do layout na área de trabalho.
Figura 1: Mapa 5S Atual x Mapa 5S Futuro
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.
As perdas citadas anteriormente podem estar presentes em forma de tempo de espera, movimento e processamento extras, transporte desnecessário etc. É essencial, para o desenvolvimento de um bom Mapa 5S e para a sua melhoria, o conhecimento dessas perdas e o acompanhamento delas à medida que a ferramenta seja aplicada.
Além disso, entre as técnicas de Gestão Visual, destacam-se:
- Sinalização – utiliza avisos/placas para identificar o que está estocado, onde e em que quantidade. É utilizada para identificar áreas de trabalho, locais de remédios e suprimentos, locais de armazenamento de equipamentos e instrumentos etc. (ver na Figura 2).
Figura 2: Exemplo de Sinalização para o Senso de Organização do 5S na Saúde.
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.
- Código de Cores – mostra claramente quais equipamentos, medicamentos e suprimentos são usados em tal propósito. Por exemplo, se tais instrumentos e medicamentos são usados para certo procedimento, eles podem ser identificados com uma cor e guardados no local que tem a mesma cor. Da mesma forma, se suprimentos são armazenados juntos, mas usados em equipamentos diferentes, eles podem ser identificados com cores para diferenciar o que se usa em cada equipamento;
- Demarcação – demarca os lugares específicos de cada equipamento e instrumento. Assim, ao retirar um item do seu lugar, estará marcada a posição pra onde ele deve retornar após o uso (ver exemplo na Figura 3).
Figura 3: Exemplo de Demarcação para o Senso de Organização do 5S na Saúde.
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.
O objetivo desse senso é facilitar a localização de ferramentas no dia a dia, economizando tempo e reduzir locais inseguros.
3º Senso – Limpeza
Este senso objetiva limpar e evitar sujar. Deixar tudo limpo o tempo todo e não apenas uma ou duas vezes ao dia quando os funcionários da limpeza fazem seu trabalho. Para isso, é necessário um planejamento do Plano de Limpeza, composto por:
1) Determinar objetivos de limpeza (o que deve ser higienizado);
2) Atribuir as tarefas da limpeza, que pode ser realizadas através do(a):
- Mapa 5S de Atribuições – uma maneira de comunicar as tarefas de limpeza, marcando elas no Mapa 5S. Dessa forma é possível ver todas as “áreas de limpeza” e quem são os responsáveis por limpar cada uma delas (ver Figura 4);
Figura 4 - Mapa 5S de atribuições
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.
- Agenda 5S: mostra detalhadamente quem é o responsável por limpar cada área, em tal dia e em tal horário, podendo ser fixada na área de trabalho.
3) Determinar métodos de limpeza, da qual sugere-se os seguintes:
- 5 minutos de Limpeza – a limpeza deve ser praticada diariamente e não deve requisitar muito tempo. Pode ser realizada em 5 minutos se houver foco em certa atividade de limpeza. Pode-se atribuir específicas tarefas para cada “bloco” de tempo dedicado aos procedimentos de limpeza;
- Padrões para os procedimentos de limpeza – as pessoas precisam saber exatamente quais procedimentos devem seguir para usar seus tempos de maneira mais eficiente. Caso contrário, elas passarão a maior parte do tempo se preparando para realizar a limpeza.
4º Senso – Saúde
O quarto senso consiste em padronizar as práticas saudáveis desenvolvidas nos três primeiros sensos. Esse senso é importante para que os anteriores não se tornem um processo pontual, e sim um hábito. Mas como tornar os três primeiros sensos um hábito? A seguir sugerem-se algumas ações para isso:
1) Designar responsabilidades dos 3S – os funcionários devem saber exatamente quais são as suas responsabilidades e saber quando, onde e como devem cumpri-las;
2) Integrar os deveres dos 5S com os deveres do trabalho regular, podendo-se utilizar as seguintes ferramentas:
- Visual 5S – faz com que as condições dos 5S sejam identificadas à primeira vista. O ponto principal dessa ferramenta é que qualquer pessoa pode distinguir condições anormais de condições normais apenas com um simples olhar. Isso é particularmente útil em organizações da saúde que contam com um grande número e variedade de pacientes e procedimentos;
- 5 minutos 5S – similar aos “5 minutos de limpeza”, porém o “5 minutos 5S” abrange todos os sensos. É necessário lidar com a questão de quão hábil, eficiente e habitual as ações são realizadas. Em vez de perder 1 hora para preparar uma sala de cirurgia para o próximo procedimento, pode-se ajustar para meia-hora ou até menos para realizar a mesma tarefa.
3) Checar o nível de manutenção dos 3S – é preciso avaliar quão bem as atividades estão sendo mantidas.
5º Senso – Disciplina
O objetivo do quinto senso é criar o hábito de manter corretamente os procedimentos dos 5S. Para isso é importante criar condições para manter esse plano. As condições mais úteis são:
- Conhecimento – todos devem entender o que são os 5 sensos e quão importante é mantê-los;
- Tempo – é preciso ter tempo suficiente para realizar a implantação dos 5S;
- Estrutura – deve-se estruturar como e quando as atividades dos 5S devem ser implantadas;
- Suporte – é preciso suporte para os esforços desenvolvidos, no sentido de reconhecimento, liderança e recursos;
- Recompensas – os esforços devem ser recompensados;
- Satisfação – a implantação dos 5S deve ser satisfatória para a organização. Esse sentimento de satisfação é passado de pessoa para pessoa, permitindo que a implementação dos 5S cresça e envolva mais funcionários.
Além disso, sugerem-se as seguintes ferramentas e técnicas para sustentar a implantação dos 5S:
- Slogans 5S – comunicam os temas da campanha dos 5S na organização. São mais efetivos quando são sugeridos pelos funcionários;
- Pôster 5S – pôsteres com slogans ou descrições de atividades podem ser dispostos pelas áreas de trabalho. Eles servem para lembrar os funcionários da importância dos 5S ou para comunicar resultados e status das atividades dos 5S;
- Exposições fotográficas – fotos mostrando o “antes” e o “depois” da implantação dos 5 sensos são uma poderosa ferramenta para promover os 5S;
- Boletins 5S – boletins internos focados nos tópicos dos 5 sensos, que divulgam relatórios sobre as atividades e condições dos 5 sensos. São mais efetivos se emitidos regularmente e em reuniões com os funcionários;
- Tour 5S pelas áreas/departamentos – Quando uma área/departamento da organização implanta os 5S com sucesso, pode servir como modelo de referência para os outros. Essa técnica de “ver para crer” é extremamente efetiva para promover a implantação dos 5S em toda organização.
Resultados esperados
Quando a metodologia 5S é implantada, a limpeza e facilidade de movimentação são os primeiros aspectos a serem notados. Percebe-se também maior facilidade de trabalho decorrentes desses aspectos, aumentando a qualidade e produtividade.
A comunicação visual característica do 5S, isso é, as demarcações no piso com fitas, as embalagens, etiquetas, marcações em prateleiras, tornam quaisquer irregularidades evidentes, permitindo, assim, que sejam corrigidas imediatamente. Dessa forma, o 5S tem impacto na segurança tanto dos profissionais da saúde quanto dos pacientes.
Além disso, a diminuição do desperdício de tempo e das falhas humanas são outros resultados expressivo obtidos com a aplicação prática desses conceitos.
É importante ressaltar a necessidade de divulgação dos resultados positivos do processo 5S como forma de incentivo para que a metodologia permaneça sendo aplicada.
Rodrigo Pinto Leis – Sócio Consultor da Produttare
Consultor Senior em Lean Healthcare
Marina Reitz
Consultora Especialista em Lean Healthcare
Blog da Produttare
A metodologia do 5S há anos tem sido desenvolvida na indústria de forma eficaz e participativa através de fundamentos de fácil compreensão e capacidade de apresentar resultados expressivos. Apesar de ter surgido na indústria automobilística, na manufatura da Toyota no Japão, o sistema se mostrou aplicável em outras indústrias, como a da saúde.
O programa 5S está baseado em ideias simples que podem trazer grandes benefícios. Ele consiste em uma metodologia de melhoria contínua que facilita a análise de disposição e destinação das ferramentas de trabalho, promovendo ordem no ambiente e, consequentemente, um ambiente de trabalho mais produtivo.
No mundo da saúde, novas tecnologias estão continuamente sendo desenvolvidas e, ano após ano, novos medicamentos e procedimentos médicos surgem no mercado.
Entretanto, a pressão para melhorar a qualidade e reduzir os custos da saúde aumenta cada vez mais com o decorrer do tempo. Devido a esses desafios, organizações da saúde devem avançar além dos antigos conceitos organizacionais e adotar métodos que são apropriados para os dias de hoje.
A aplicação rigorosa dos cinco sensos nesse ramo é o primeiro passo no desenvolvimento de atividades de melhoria para assegurar que a saúde seja mais apropriada e acessível a todos os pacientes. Seu propósito é melhorar a produtividade, incrementando qualidade e reduzindo custo.
Neste artigo serão abordadas técnicas e estratégias de como implantar cada um dos cinco sensos em organizações da saúde.
1º Senso – Utilização
O primeiro senso tem o objetivo de separar o que não é útil do que é, e melhorar o uso desses. Nesse senso, visa-se responder às seguintes perguntas:
- Esse item é necessário?
- Se for necessário, qual a quantidade necessária?
- Se for necessário, precisa estar aqui nesse lugar?
Dessa forma, pretende-se identificar: itens que não são úteis naquele local e que estão ocupando espaço; itens que não são frequentemente usados; e itens usados regularmente.
A estratégia de utilização da etiqueta vermelha (red tag) é uma boa abordagem para implantar esse senso. Ela consiste em uma técnica simples de colocar etiquetas vermelhas nos itens que precisam ser reavaliados quanto a sua utilidade.
Uma vez identificados, esses itens podem ser analisados e tratados de maneira adequada, podendo ser:
- Armazenados na “área de espera de etiquetas vermelhas” por um tempo para serem avaliados mais a fundo quanto a sua utilidade;
- Devidamente descartados;
- Realocados;
- Mantidos exatamente onde estão.
A “área de espera de etiquetas vermelhas” é útil quando não se sabe ou não se tem documentado a necessidade ou a frequência de necessidade de uma determinada ferramenta, além de servir como um “escudo emocional” quando se tem um certo receio de se desfazer de certas coisas. Quando um item é posto de lado e observado por um tempo, as pessoas tendem a ficar mais dispostas a se desfazer dele.
2º Senso – Organização
O segundo senso consiste em organizar os itens necessários de forma que eles sejam facilmente localizados e utilizados. O Mapa 5S é uma boa ferramenta para decidir locações e estratégias de Gestão Visual facilitam na localização dos itens.
O Mapa 5S é utilizado para avaliar as localizações atuais de equipamentos, medicamentos e suprimentos, além de decidir melhores localizações. Deve-se criar um “mapa atual”, que mostre o layout da área de trabalho e um “mapa futuro”, com o layout após a implantação da ferramenta (ver Figura 1). A seguir o passo-a-passo para criar e usar o Mapa 5S:
- Faça uma planta baixa do espaço de trabalho que você deseja estudar, mostrando a localização dos específicos equipamentos, medicamentos e suprimentos;
- Desenhe flechas na planta indicando o fluxo do trabalho entre os itens no espaço escolhido. Deve haver ao menos uma flecha para cada operação realizada. Desenhe as flechas na ordem em que as atividades são realizadas e enumere-as;
- Observe cuidadosamente o “mapa atual”. Há congestionamento no fluxo de trabalho? Existem maneiras de eliminar as perdas?;
- Faça um novo Mapa 5S com um layout mais apropriado para essa área de trabalho. Novamente, desenhe e enumere flechas para mostrar o fluxo das atividades realizadas e analise a eficiência desse novo layout;
- Continue experimentando possíveis layouts usando o Mapa 5S até encontrar um que você ache que funcione bem;
- Implemente esse novo layout na área de trabalho, movendo equipamentos, medicamentos e suprimentos para seus novos lugares;
- Continue a avaliar e melhorar a ordem do layout na área de trabalho.
Figura 1: Mapa 5S Atual x Mapa 5S Futuro
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.
As perdas citadas anteriormente podem estar presentes em forma de tempo de espera, movimento e processamento extras, transporte desnecessário etc. É essencial, para o desenvolvimento de um bom Mapa 5S e para a sua melhoria, o conhecimento dessas perdas e o acompanhamento delas à medida que a ferramenta seja aplicada.
Além disso, entre as técnicas de Gestão Visual, destacam-se:
- Sinalização – utiliza avisos/placas para identificar o que está estocado, onde e em que quantidade. É utilizada para identificar áreas de trabalho, locais de remédios e suprimentos, locais de armazenamento de equipamentos e instrumentos etc. (ver na Figura 2).
Figura 2: Exemplo de Sinalização para o Senso de Organização do 5S na Saúde.
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.
- Código de Cores – mostra claramente quais equipamentos, medicamentos e suprimentos são usados em tal propósito. Por exemplo, se tais instrumentos e medicamentos são usados para certo procedimento, eles podem ser identificados com uma cor e guardados no local que tem a mesma cor. Da mesma forma, se suprimentos são armazenados juntos, mas usados em equipamentos diferentes, eles podem ser identificados com cores para diferenciar o que se usa em cada equipamento;
- Demarcação – demarca os lugares específicos de cada equipamento e instrumento. Assim, ao retirar um item do seu lugar, estará marcada a posição pra onde ele deve retornar após o uso (ver exemplo na Figura 3).
Figura 3: Exemplo de Demarcação para o Senso de Organização do 5S na Saúde.
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.
O objetivo desse senso é facilitar a localização de ferramentas no dia a dia, economizando tempo e reduzir locais inseguros.
3º Senso – Limpeza
Este senso objetiva limpar e evitar sujar. Deixar tudo limpo o tempo todo e não apenas uma ou duas vezes ao dia quando os funcionários da limpeza fazem seu trabalho. Para isso, é necessário um planejamento do Plano de Limpeza, composto por:
1) Determinar objetivos de limpeza (o que deve ser higienizado);
2) Atribuir as tarefas da limpeza, que pode ser realizadas através do(a):
- Mapa 5S de Atribuições – uma maneira de comunicar as tarefas de limpeza, marcando elas no Mapa 5S. Dessa forma é possível ver todas as “áreas de limpeza” e quem são os responsáveis por limpar cada uma delas (ver Figura 4);
Figura 4 - Mapa 5S de atribuições
Fonte: JACKSON, T. L. 5S for Healthcare. New York/USA: Productivity Press, 2009.
- Agenda 5S: mostra detalhadamente quem é o responsável por limpar cada área, em tal dia e em tal horário, podendo ser fixada na área de trabalho.
3) Determinar métodos de limpeza, da qual sugere-se os seguintes:
- 5 minutos de Limpeza – a limpeza deve ser praticada diariamente e não deve requisitar muito tempo. Pode ser realizada em 5 minutos se houver foco em certa atividade de limpeza. Pode-se atribuir específicas tarefas para cada “bloco” de tempo dedicado aos procedimentos de limpeza;
- Padrões para os procedimentos de limpeza – as pessoas precisam saber exatamente quais procedimentos devem seguir para usar seus tempos de maneira mais eficiente. Caso contrário, elas passarão a maior parte do tempo se preparando para realizar a limpeza.
4º Senso – Saúde
O quarto senso consiste em padronizar as práticas saudáveis desenvolvidas nos três primeiros sensos. Esse senso é importante para que os anteriores não se tornem um processo pontual, e sim um hábito. Mas como tornar os três primeiros sensos um hábito? A seguir sugerem-se algumas ações para isso:
1) Designar responsabilidades dos 3S – os funcionários devem saber exatamente quais são as suas responsabilidades e saber quando, onde e como devem cumpri-las;
2) Integrar os deveres dos 5S com os deveres do trabalho regular, podendo-se utilizar as seguintes ferramentas:
- Visual 5S – faz com que as condições dos 5S sejam identificadas à primeira vista. O ponto principal dessa ferramenta é que qualquer pessoa pode distinguir condições anormais de condições normais apenas com um simples olhar. Isso é particularmente útil em organizações da saúde que contam com um grande número e variedade de pacientes e procedimentos;
- 5 minutos 5S – similar aos “5 minutos de limpeza”, porém o “5 minutos 5S” abrange todos os sensos. É necessário lidar com a questão de quão hábil, eficiente e habitual as ações são realizadas. Em vez de perder 1 hora para preparar uma sala de cirurgia para o próximo procedimento, pode-se ajustar para meia-hora ou até menos para realizar a mesma tarefa.
3) Checar o nível de manutenção dos 3S – é preciso avaliar quão bem as atividades estão sendo mantidas.
5º Senso – Disciplina
O objetivo do quinto senso é criar o hábito de manter corretamente os procedimentos dos 5S. Para isso é importante criar condições para manter esse plano. As condições mais úteis são:
- Conhecimento – todos devem entender o que são os 5 sensos e quão importante é mantê-los;
- Tempo – é preciso ter tempo suficiente para realizar a implantação dos 5S;
- Estrutura – deve-se estruturar como e quando as atividades dos 5S devem ser implantadas;
- Suporte – é preciso suporte para os esforços desenvolvidos, no sentido de reconhecimento, liderança e recursos;
- Recompensas – os esforços devem ser recompensados;
- Satisfação – a implantação dos 5S deve ser satisfatória para a organização. Esse sentimento de satisfação é passado de pessoa para pessoa, permitindo que a implementação dos 5S cresça e envolva mais funcionários.
Além disso, sugerem-se as seguintes ferramentas e técnicas para sustentar a implantação dos 5S:
- Slogans 5S – comunicam os temas da campanha dos 5S na organização. São mais efetivos quando são sugeridos pelos funcionários;
- Pôster 5S – pôsteres com slogans ou descrições de atividades podem ser dispostos pelas áreas de trabalho. Eles servem para lembrar os funcionários da importância dos 5S ou para comunicar resultados e status das atividades dos 5S;
- Exposições fotográficas – fotos mostrando o “antes” e o “depois” da implantação dos 5 sensos são uma poderosa ferramenta para promover os 5S;
- Boletins 5S – boletins internos focados nos tópicos dos 5 sensos, que divulgam relatórios sobre as atividades e condições dos 5 sensos. São mais efetivos se emitidos regularmente e em reuniões com os funcionários;
- Tour 5S pelas áreas/departamentos – Quando uma área/departamento da organização implanta os 5S com sucesso, pode servir como modelo de referência para os outros. Essa técnica de “ver para crer” é extremamente efetiva para promover a implantação dos 5S em toda organização.
Resultados esperados
Quando a metodologia 5S é implantada, a limpeza e facilidade de movimentação são os primeiros aspectos a serem notados. Percebe-se também maior facilidade de trabalho decorrentes desses aspectos, aumentando a qualidade e produtividade.
A comunicação visual característica do 5S, isso é, as demarcações no piso com fitas, as embalagens, etiquetas, marcações em prateleiras, tornam quaisquer irregularidades evidentes, permitindo, assim, que sejam corrigidas imediatamente. Dessa forma, o 5S tem impacto na segurança tanto dos profissionais da saúde quanto dos pacientes.
Além disso, a diminuição do desperdício de tempo e das falhas humanas são outros resultados expressivo obtidos com a aplicação prática desses conceitos.
É importante ressaltar a necessidade de divulgação dos resultados positivos do processo 5S como forma de incentivo para que a metodologia permaneça sendo aplicada.
Rodrigo Pinto Leis – Sócio Consultor da Produttare
Consultor Senior em Lean Healthcare
Marina Reitz
Consultora Especialista em Lean Healthcare
