Blog da Produttare
Na área da saúde, deslizes podem gerar consequências graves para os pacientes. Nesse aspecto, mecanismos que impedem ou evitam que erros aconteçam contribuem de forma decisiva na prevenção e redução das taxas de mortalidade. Os poka-yokes implantados em clínicas e hospitais visam não só garantir um processo à prova de falhas, como também podem reduzir custos, evitar desperdícios e prover um serviço médico de qualidade.
Esse artigo trata sobre:
- o que são os sistemas Poka-yoke;
- como vêm sendo aplicados nos processos hospitalares;
- causas dos defeitos nos processos e como preveni-los;
- tipos de Poka-yoke existentes;
- exemplos nos processos hospitalares a fim de alavancar produtividade, qualidade eim segurança.
O que é um sistema Poka-yoke
Os Poka-yokes são conhecidos na área da Gestão Enxuta na Saúde (Lean Healthcare) como sistemas e mecanismos a prova de falhas. Eles são amplamente difundidos não somente em indústrias e comércios, como também em hospitais, clínicas especializadas e demais serviços da saúde, e visam garantir um processo a prova de erros através de dispositivos de diferentes formatos, adaptados para atuar em uma situação específica.
Quando se trata de cuidado com pessoas, o tema da adoção dos Poka-yokes na saúde torna-se ainda mais importante, pois podem contribuir de forma decisiva na prevenção e redução das taxas de mortalidade. O objetivo desses sistemas é corrigir as condições nas quais um processo está sendo realizado, sem culpar pessoas por cometer erros. Os dispositivos Poka-yoke funcionam para informar de forma imediata onde existem problemas para que então sejam corrigidos de maneira imediata antes de se transformarem em defeitos e seguir nos processos.
Na saúde, os sistemas Poka-yoke também contribuem para a redução de custos, provêem um serviço médico de qualidade e evitam desperdícios, estando, assim, mais alinhados às expectativas dos pacientes e do mercado da saúde em geral. Ou seja, serviços com custos cada vez mais competitivos, de bom nível de qualidade e que garantam a segurança e a redução dos riscos a todos os atores envolvidos nos cuidados médicos, principalmente aos pacientes.
De acordo com Shingo, os sistemas Poka-yoke são os dispositivos que permitem chegar ao chamado Controle de Qualidade Zero Defeito (CQZC), onde se procura alcançar processos livres de falhas através da integração da qualidade nos processos padrões de forma direta e de fácil percepção ao pessoal da operação. No caso da saúde e da gestão hospitalar, é preciso sempre manter a segurança do paciente, pois defeitos nessa área são fatores determinantes para ocasionar lesões e mortes. Além disso, um serviço de qualidade garante a satisfação e lealdade, resultando em um paciente saudável e serviço confiável.
O que causa defeitos nos processos hospitalares
A maioria dos defeitos nos processos hospitalares acontece em uma dessas cinco situações:
- Procedimentos inapropriados ou inadequados são especificados quando o processo é planejado;
- Variabilidade excessiva durante serviços de operações ou processos;
- Suprimentos danificados ou excessivamente variáveis são usados;
- Manutenção inadequada de ferramentas e equipamentos;
- Finalmente, mesmo quando as quatro primeiras situações estão corretas, erros humanos ocorrem ou tarefas são realizadas imperfeitamente.
Como prevenir que os defeitos ocorram
O método mais eficiente para se evitar erros é a inspeção na fonte, uma vez que ela ocorre antes do trabalho ser concluído. A inspeção na fonte geralmente envolve o uso de Poka-yokes para automaticamente inspecionar as condições em que um processo está sendo executado, podendo também envolver sinalizações luminosas ou com sons de advertência.
Além disso, é importante ressaltar que todos os serviços são verificados, e o feedback é feito instantaneamente, possibilitando que a correção seja feita imediatamente para atingir um processo livre de defeitos. A utilização de Poka-yoke alcança o resultado esperado desde que seja bem pensado para o processo em questão. Não precisa ser altamente tecnológico, mas sim atender às necessidades do processo (ver Figura 1).
Figura 1: Como prevenir que os defeitos ocorram nos processos hospitalares. Fonte: adaptado de Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
Um Poka-yoke pode atuar de duas maneiras: como um sistema de controle para um processo, operação ou serviço quando uma irregularidade acontece; ou como um sistema de advertência que sinaliza ao executor do processo, operação ou serviço para parar, direcionar o problema e realizar alguma ação corretiva. É possível unir os dois tipos de abordagem para controlar e sinalizar um processo, operação ou serviço na área hospitalar.
Tipos de Poka-yoke na Saúde
Os sistemas poka-yokes estão presentes em diversos formatos, podendo ser: físicos, checklists, lembretes, processo, separação de peças etc.
Na área da saúde, tipicamente envolvem o uso de checklists em pontos apropriados de processos críticos (particularmente em situações onde pode ocorrer significativos danos aos pacientes). Seja manual ou através de computador, checklists fornecem um sistema de advertência para alertar as pessoas sobre potenciais erros ou defeitos.
Outro tipo de Poka-yoke muito utilizado na área hospitalar é o físico, que são dispositivos construídos dentro de equipamentos ou instalações para prevenir erros ou defeitos. Portanto, deve-se parar a produção quando se encontra uma anormalidade e só retornar quando essa mesma for solucionada.
Alguns exemplos de Poka-yoke na Gestão Hospitalar
Os conectores usados para administrar nitrogênio e oxigênio durante a anestesia são bons exemplos de poka-yokes de contato. Esses conectores são projetados com uma única combinação de pinos e buracos de forma que se torna impossível conectar os gases errados (ver Figura 2).
Figura 2: Exemplo de Poka-yoke na administração de nitrogênio e oxigênio. Fonte: baseado em Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
Códigos de cores não evitam erros, mas podem ser bastante úteis quando usados como Poka-yokes de advertência em um sistema integrado e conciso. Medicamentos intravenosos de alto risco podem ter código de cores para prevenir confusões (ver Figura 3).
Figura 3: Sistema de cores como Poka-yoke na administração medicamentos usados em anestesia. Fonte: https://www.apsf.org/pt-br/article/debate-de-pros-e-contras-rotulos-de-medicamentos-codificados-por-cores-pro-os-rotulos-de-medicamentos-codificados-por-cores-aumentam-a-seguranca-do-paciente.
Interrupções são frequentemente uma causa de erros e falhas em processos, operações e serviços hospitalares. Com base nisso, alguns hospitais adotam sistema de uso de cinto laranja “anti-interrupções” quando os enfermeiros estão administrando medicações ou realizando outro trabalho sensível e não podem ser interrompidos.
Figura 4: Sistema Poka-yoke para Enfermeiras que administram medicamentos em pacientes. Fonte: baseado em Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
Outro exemplo de Poka-yoke muito utilizado na área da saúde e da Gestão Hospitalar são os check lists, que de forma padronizada auxiliam os profissionais de saúde a executarem as atividades de um processo seguindo uma sequência temporal adequada das mesmas. Os checklists devem ser customizados e testados para assegurar que são adequados para específicos cenários. A Figura 5 mostra um check list para procedimentos pré cirúrgicos, desenvolvido pela Organização Pan-Americana da Saúde.
Figura 5: Utilização de Check List como Poka-yoke para procedimentos Pré Cirúrgicos. Fonte: baseado em Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
Os Poka-yokes também podem estar inseridos em equipamentos e máquinas utilizados nos diversos cuidados assistenciais, auxiliando as equipes dos hospitais na prestação de serviços de maior qualidade e segurança para os pacientes. Este desfibrilador contém tecnologia que automaticamente detecta o ritmo cardíaco do paciente e administra um choque somente se o paciente está em fibrilação ventricular ou taquicardia (ver Figura 6).
Figura 6: Poka-yoke inserido em um desfibrilador cardíaco. Fonte: baseado em Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
A chave para uma solução eficiente em termos de mecanismos à prova de defeitos/falhas (Poka-yoke) nos processos, operações e serviços hospitalares é conversar com os envolvidos na execução, visto que são eles que conhecem muito bem as necessidades e o que precisa ser melhorado, sem falar que, em muitos casos, são eles os agentes da elaboração e implantação dos sistemas Poka-yoke.
Rodrigo Pinto Leis – Pós-Doutor com ênfase na Gestão Hospitalar e Saúde
Diretor Executivo da Unidade de Saúde da Produttare
Blog da Produttare
Na área da saúde, deslizes podem gerar consequências graves para os pacientes. Nesse aspecto, mecanismos que impedem ou evitam que erros aconteçam contribuem de forma decisiva na prevenção e redução das taxas de mortalidade. Os poka-yokes implantados em clínicas e hospitais visam não só garantir um processo à prova de falhas, como também podem reduzir custos, evitar desperdícios e prover um serviço médico de qualidade.
Esse artigo trata sobre:
- o que são os sistemas Poka-yoke;
- como vêm sendo aplicados nos processos hospitalares;
- causas dos defeitos nos processos e como preveni-los;
- tipos de Poka-yoke existentes;
- exemplos nos processos hospitalares a fim de alavancar produtividade, qualidade eim segurança.
O que é um sistema Poka-yoke
Os Poka-yokes são conhecidos na área da Gestão Enxuta na Saúde (Lean Healthcare) como sistemas e mecanismos a prova de falhas. Eles são amplamente difundidos não somente em indústrias e comércios, como também em hospitais, clínicas especializadas e demais serviços da saúde, e visam garantir um processo a prova de erros através de dispositivos de diferentes formatos, adaptados para atuar em uma situação específica.
Quando se trata de cuidado com pessoas, o tema da adoção dos Poka-yokes na saúde torna-se ainda mais importante, pois podem contribuir de forma decisiva na prevenção e redução das taxas de mortalidade. O objetivo desses sistemas é corrigir as condições nas quais um processo está sendo realizado, sem culpar pessoas por cometer erros. Os dispositivos Poka-yoke funcionam para informar de forma imediata onde existem problemas para que então sejam corrigidos de maneira imediata antes de se transformarem em defeitos e seguir nos processos.
Na saúde, os sistemas Poka-yoke também contribuem para a redução de custos, provêem um serviço médico de qualidade e evitam desperdícios, estando, assim, mais alinhados às expectativas dos pacientes e do mercado da saúde em geral. Ou seja, serviços com custos cada vez mais competitivos, de bom nível de qualidade e que garantam a segurança e a redução dos riscos a todos os atores envolvidos nos cuidados médicos, principalmente aos pacientes.
De acordo com Shingo, os sistemas Poka-yoke são os dispositivos que permitem chegar ao chamado Controle de Qualidade Zero Defeito (CQZC), onde se procura alcançar processos livres de falhas através da integração da qualidade nos processos padrões de forma direta e de fácil percepção ao pessoal da operação. No caso da saúde e da gestão hospitalar, é preciso sempre manter a segurança do paciente, pois defeitos nessa área são fatores determinantes para ocasionar lesões e mortes. Além disso, um serviço de qualidade garante a satisfação e lealdade, resultando em um paciente saudável e serviço confiável.
O que causa defeitos nos processos hospitalares
A maioria dos defeitos nos processos hospitalares acontece em uma dessas cinco situações:
- Procedimentos inapropriados ou inadequados são especificados quando o processo é planejado;
- Variabilidade excessiva durante serviços de operações ou processos;
- Suprimentos danificados ou excessivamente variáveis são usados;
- Manutenção inadequada de ferramentas e equipamentos;
- Finalmente, mesmo quando as quatro primeiras situações estão corretas, erros humanos ocorrem ou tarefas são realizadas imperfeitamente.
Como prevenir que os defeitos ocorram
O método mais eficiente para se evitar erros é a inspeção na fonte, uma vez que ela ocorre antes do trabalho ser concluído. A inspeção na fonte geralmente envolve o uso de Poka-yokes para automaticamente inspecionar as condições em que um processo está sendo executado, podendo também envolver sinalizações luminosas ou com sons de advertência.
Além disso, é importante ressaltar que todos os serviços são verificados, e o feedback é feito instantaneamente, possibilitando que a correção seja feita imediatamente para atingir um processo livre de defeitos. A utilização de Poka-yoke alcança o resultado esperado desde que seja bem pensado para o processo em questão. Não precisa ser altamente tecnológico, mas sim atender às necessidades do processo (ver Figura 1).
Figura 1: Como prevenir que os defeitos ocorram nos processos hospitalares. Fonte: adaptado de Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
Um Poka-yoke pode atuar de duas maneiras: como um sistema de controle para um processo, operação ou serviço quando uma irregularidade acontece; ou como um sistema de advertência que sinaliza ao executor do processo, operação ou serviço para parar, direcionar o problema e realizar alguma ação corretiva. É possível unir os dois tipos de abordagem para controlar e sinalizar um processo, operação ou serviço na área hospitalar.
Tipos de Poka-yoke na Saúde
Os sistemas poka-yokes estão presentes em diversos formatos, podendo ser: físicos, checklists, lembretes, processo, separação de peças etc.
Na área da saúde, tipicamente envolvem o uso de checklists em pontos apropriados de processos críticos (particularmente em situações onde pode ocorrer significativos danos aos pacientes). Seja manual ou através de computador, checklists fornecem um sistema de advertência para alertar as pessoas sobre potenciais erros ou defeitos.
Outro tipo de Poka-yoke muito utilizado na área hospitalar é o físico, que são dispositivos construídos dentro de equipamentos ou instalações para prevenir erros ou defeitos. Portanto, deve-se parar a produção quando se encontra uma anormalidade e só retornar quando essa mesma for solucionada.
Alguns exemplos de Poka-yoke na Gestão Hospitalar
Os conectores usados para administrar nitrogênio e oxigênio durante a anestesia são bons exemplos de poka-yokes de contato. Esses conectores são projetados com uma única combinação de pinos e buracos de forma que se torna impossível conectar os gases errados (ver Figura 2).
Figura 2: Exemplo de Poka-yoke na administração de nitrogênio e oxigênio. Fonte: baseado em Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
Códigos de cores não evitam erros, mas podem ser bastante úteis quando usados como Poka-yokes de advertência em um sistema integrado e conciso. Medicamentos intravenosos de alto risco podem ter código de cores para prevenir confusões (ver Figura 3).
Figura 3: Sistema de cores como Poka-yoke na administração medicamentos usados em anestesia. Fonte: https://www.apsf.org/pt-br/article/debate-de-pros-e-contras-rotulos-de-medicamentos-codificados-por-cores-pro-os-rotulos-de-medicamentos-codificados-por-cores-aumentam-a-seguranca-do-paciente.
Interrupções são frequentemente uma causa de erros e falhas em processos, operações e serviços hospitalares. Com base nisso, alguns hospitais adotam sistema de uso de cinto laranja “anti-interrupções” quando os enfermeiros estão administrando medicações ou realizando outro trabalho sensível e não podem ser interrompidos.
Figura 4: Sistema Poka-yoke para Enfermeiras que administram medicamentos em pacientes. Fonte: baseado em Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
Outro exemplo de Poka-yoke muito utilizado na área da saúde e da Gestão Hospitalar são os check lists, que de forma padronizada auxiliam os profissionais de saúde a executarem as atividades de um processo seguindo uma sequência temporal adequada das mesmas. Os checklists devem ser customizados e testados para assegurar que são adequados para específicos cenários. A Figura 5 mostra um check list para procedimentos pré cirúrgicos, desenvolvido pela Organização Pan-Americana da Saúde.
Figura 5: Utilização de Check List como Poka-yoke para procedimentos Pré Cirúrgicos. Fonte: baseado em Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
Os Poka-yokes também podem estar inseridos em equipamentos e máquinas utilizados nos diversos cuidados assistenciais, auxiliando as equipes dos hospitais na prestação de serviços de maior qualidade e segurança para os pacientes. Este desfibrilador contém tecnologia que automaticamente detecta o ritmo cardíaco do paciente e administra um choque somente se o paciente está em fibrilação ventricular ou taquicardia (ver Figura 6).
Figura 6: Poka-yoke inserido em um desfibrilador cardíaco. Fonte: baseado em Carlson e May. Mistake Proofing for Lean Healthcare. Lean Tools for Healthcare Series. Rona Consulting Group & Productivity Press, 2016.
A chave para uma solução eficiente em termos de mecanismos à prova de defeitos/falhas (Poka-yoke) nos processos, operações e serviços hospitalares é conversar com os envolvidos na execução, visto que são eles que conhecem muito bem as necessidades e o que precisa ser melhorado, sem falar que, em muitos casos, são eles os agentes da elaboração e implantação dos sistemas Poka-yoke.
Rodrigo Pinto Leis – Pós-Doutor com ênfase na Gestão Hospitalar e Saúde
Diretor Executivo da Unidade de Saúde da Produttare
