27/Mar/20

Lean Office com Thiago Menezes

Categoria(S): Lean Office, Podcast • solução(ões): Lean Office

Neste episódio conversamos sobre Lean Office e Lean Enterprise com Thiago Menezes, Consultor da Produttare.

Com suas origens no Sistema Toyota de Produção, a filosofia Lean avançou para os mais diversos setores industriais e de serviços. Via de regra, o Lean Office tem sido aplicado nas áreas de apoio e áreas administrativas, a partir da análise crítica dos processos internos e entre departamentos, enquanto o Lean Enterprise parte de uma perspectiva mais ampla, da cadeia de valor.

Ambas abordagens contribuem para eliminar o excesso de burocracia, aumentar a produtividade e a qualidade das atividades e reduzir o lead time, com a organização e a simplificação dos processos. Exploramos o tema central dessa filosofia e como, quando e onde podemos aplicar essas abordagens.

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Em vez de escutar o Podcast Produttare, você pode ler o conteúdo transcrito abaixo:

Ivan: Olá a  todos. Eu sou Ivan de Pellegrin, sócio-diretor da Produttare, e vamos conversar hoje com Thiago Menezes, nosso consultor-associado e parceiro sênior para os temas de Lean Office e Lean Enterprise. Seja bem vindo, Thiago. Muito obrigada por estar conosco nesta edição do nosso Podcast Produttare. E por favor fique a vontade para fazer as considerações iniciais para o nosso público.

Thiago: Ivan, primeiro obrigado pela oportunidade de estar contribuindo um pouco sobre esse assunto que tem ganhado tanta relevância nos últimos anos. O tema Lean Office e Lean Enterprise não são tão novos assim, mas eles vêm ganhando força a medida que as organizações começam olhar para suas áreas administrativas, suas áreas de negócio e entenderem que existe grande oportunidade ali também também você é muito importante para a gente estar compartilhando um pouco da nossa história, que começou exatamente outubro de 2000. Então já se vão aí 20 anos de experiência com Lean Office e Lean Enterprise, e que vai ser uma honra poder compartilhar um pouco dessa história horas e contigo

Ivan: Muito bom, Thiago. Fale para nós então sobre o que é o Lean Office o que que é o Lean Enterprise, no que se aplica essas abordagens e se possível nos tratamentos um pouco sobre quais são os principais problemas que elas podem ajudar a resolver. 

Thiago: Muito bom, Ivan. Eu sempre costumo dizer que quando a gente olha para as nossas organizações e a forma como nós construímos as áreas administrativas ao longo de toda a história da indústria, basicamente a gente construiu o áreas administrativas e áreas de negócios que buscavam reduzir, digamos assim, os riscos das operações. Então, cada vez mais focadas em tomar decisões corretas, suportar as operações com maior qualidade de informação suficiente e por vezes até tirar alguma atribuição que as áreas de negócio tinham e levar para uma área administrativa, que denominada por aí geralmente como back office.

E ao longo desse período, então ao longo da história, a gente foi construindo áreas cada vez mais burocráticas, que tinham como objetivo obviamente é, ao mesmo tempo que reduzir os erros e reduzir as incertezas das empresas, acabou se tornando um grande problema das organizações e muitas vezes tem se tornado uma barreira para o crescimento e para rápidos adaptações. Então hoje a gente enxerga muita indústria com áreas administrativas às vezes muito maiores inclusive do que as áreas de produção, áreas industriais e fizeram com que as indústrias e empresas de serviços no geral começasse olhar para essa filosofia.

Quando a gente fala de Lean Office que é um termo muito mais, digamos assim, amplamente conhecido no mercado, ele basicamente visa então implementar a filosofia Lean, a filosofia do Sistema Toyota de Produção dentro das áreas administrativas e especialmente nas áreas de apoio e área de serviço em geral. Quando a gente olha para o Lean Enterprise, com uma visão mais ampla, a gente tá aqui trazendo uma visão da cadeia completa, ou seja, como a gente faz para conectar as áreas fins da organização com as áreas administrativas que permeiam todo o processo.

Então, basicamente, quando a gente olha para Lean Manufacturing tradicional a gente vai encontrar um foco muito forte na parte de materiais, no fluxo de materiais e obviamente isso tem uma correlação forte com fluxo da informação. Quando a gente vai então para o mundo office, para o mundo enterprise, a gente basicamente está lidando com o fluxo de informações e como eles se relacionam com o fluxo de materiais de maneira que isso passa a ser um ativo da empresa, e não na barreira como Tem se tornado em boa parte delas.

Ivan: Ok, muito bom. A gente vê muitas empresas, especialmente na indústria, que já avançaram bastante com Lean Manufacturing, mas, por outro lado, não é raro a gente encontrar empresas que, mesmo tendo atingido um certo grau de maturidade na fábrica, ainda estão muito incipientes nas suas trajetórias em relação às outras áreas, as áreas de apoio, as áreas administrativas, né? Você tem se deparado muito com essa situação?

Thiago: Então, Ivan, eu tenho visto bastante esse cenário de empresas estarem muito avançados do mundo a manufatura e poucos avançados no mundo administrativo. Eu estava comentando que eu tive a sorte de trabalhar numa empresa que começou esse movimento simultâneo, ou seja, não diferenciou implementar a área de manufatura e depois área administrativa.

A verdade é que grande maioria das empresas começa, sim,  pelo movimento na manufatura porque engrossa as linhas onde estão os maiores custos das organizações, seja com material, seja com mão-de-obra. Mas medida que ela vai avançando essa filosofia, ela vai percebendo que o mundo office tem uma grande importância em como ela conduz um negócio.

Uma das razões pelas quais também as empresas têm uma dificuldade de implementar o Lean Office é porque ela muitas vezes utiliza os mesmos skills, os mesmos profissionais que implantam na manufatura para implantar no mundo office. E aqui tem um ponto que que parece importante dentro do processo de implementação que é como a gente enxerga os processos.

Então basicamente eu costumo sempre comentar que quando você vai para uma manufatura, por exemplo, e se você tiver um conjunto, um grupo de engenheiros, um grupo de especialistas em Lean e eles passarem alguns dias dentro da fábrica estudando, tomando tempo, fazendo anotações, fazendo mapeamento, as chances são que, no final de alguns dias, ele já possui uma série de oportunidades levantadas, oportunidade identificada e as chances são também deles vão conseguir ter êxito com as implementações.

Quando você vai para o mundo administrativo, para o mundo office, de maneira geral, os processos são mais invisíveis, eles acontecem muitas vezes na cabeça das pessoas que ali trabalham e, geralmente, elas fazem uma série de processos simultaneamente. Então se você colocar o melhor engenheiro atrás de uma pessoa no escritório e analisar o que ela está fazendo, muito provavelmente ele não vai compreender o que que está acontecendo porque ela troca de atividade, ela recebe um telefonema, ela manda e-mail, ela troca de tela e assim por diante. Então, é importante dentro do processo do mundo office ter profissionais que tenham a capacidade também envolver, de engajar de uma maneira mais efetiva as pessoas que executam processos. Essa é uma dificuldade que faz com que muitas empresas que mesmo tentando migrar da manufatura para o administrativo acabam não tendo êxito e por vezes desistindo desse movimento precocemente. 

Ivan: Ok, Thiago, muito obrigado. Você pode ilustrar para gente um pouco: setores da indústria ou de serviços onde se aplicam essas abordagens dentro das empresas? Então em que áreas seriam mais receptivas, na tua opinião, para começar uma trajetória de Lean Office ou de Lean Enterprise?

Thiago: Muito bom, Ivan. Então, eu costumo dizer primeiro que onde tiver fluxo de informação, o Lean Office, Lean Enterprise são aplicáveis. De maneira geral, é simples assim, então basicamente são todas empresas. Quais áreas costumeiramente costumam fazer esse primeiro movimento? Então geralmente a área de financeiro, porque possuem muitas pessoas envolvidas no processo, áreas de recursos humanos, áreas de compras, áreas de vendas, né - bastante trabalho voltado a reduzir tempo de ciclo de venda -,  jurídico, áreas de TI, então basicamente todas as áreas de uma organização podem fazer Lean Office e essas são as que geralmente procuram primeiro.

Em termos de serviço a gente tem percebido que a medida que as empresas se deparam com uma questão mais competitividade no mercado, elas buscam então o Lean Office. A gente tem visto muito forte os hospitais, tanto públicos quanto privados, empresa de varejo, bancos, cooperativas, órgãos públicos, avançando bastante nisso, e escolas também com avanços bem significativos já.

Ivan: E, assim, falando um pouco sobre metodologia, por onde que normalmente se começa? Quais seriam as principais etapas para implantar?

Thiago: Como na manufatura, o Lean Manufacturing, a gente pode tratar o  Lean Office como um método ou como uma filosofia. O que geralmente as empresas que estão iniciando o processo fazem, ou que a gente recomenda que faça, escolham um fluxo de valor que tem alto impacto no seu negócio e comece a trabalhar por ele. Ou seja, identifique lá o seu fluxo de valor atual, faça uma boa identificação de perdas nesse processo e faça uma grande transformação de um fluxo de valor para, a partir desses resultados, potencializar movimentos maiores para uma filosofia realmente de melhoria contínua, uma filosofia que embute aí a questão de custos e ganhos dentro de toda a organização.

Ivan: Mas aí, então logo após fazer esse mapeamento da situação atual de um determinado processo de negócio, levantamento de perdas, quais seriam os próximos passos? 

Thiago: A gente costuma dizer que identificar perdas não gera valor, o que gera o valor de fato é o processo de transformação, né? Então uma metodologia clássica que nós utilizamos é ou via Kaizen ou um redesenho de processo em que se identifica esse fluxo futuro e, a partir disso, então, se implementa um fluxo enxuto, com menos recursos utilizados, com lead time cada vez menor e que meça indicadores, e que consiga mostrar indicadores de impacto negócio como todo. Então, a partir desse ganho, a partir dessa avaliação geral, é que a gente parte para outro olhares. Que olhares são esses? Primeiro pensar quais são os próximos processos a serem aplicados e também pensar em como tornar isso cultura da organização: de que forma se trabalha a questão da filosofia, de que forma se fomenta isso na organização e de que forma a implementar uma cultura de melhoria contínua e tratativa de problemas em toda ela. Isso a gente falando de office, quando a gente vai para enterprise, é da mesma forma. Se começa primeiro conectando aquelas áreas mais perto da manufatura e à medida que vai-se tendo sucesso vai-se ampliando horizontalmente, ampliando o escopo dessa conexão das áreas administrativas com as áreas de manufatura.

Ivan: Thiago, ouvindo você falar, parece simples a teoria, o método, mas conta para a gente aí um pouco das lições aprendidas que você teve ao longo da trajetória. O que pode complicar? Se há algum erro recorrente que as empresas cometem ao iniciar sua jornada de Lean Office, Lean Enterprise? 

Thiago: Basicamente tem dois grandes erros, ou duas grandes falhas, que a maioria das organizações que não conseguem avançar com sucesso no Lean Office ou Lean Enterprise cometem. O primeiro erro é o erro mais técnico, de escolha de exatamente por onde começar. Então por vezes a gente percebe que as empresas podem processo que não de fato não gera um resultado importante para organização. Então esse é o primeiro aspecto escolher bem por onde começar. O segundo aspecto um pouco difícil de identificar e não é que fazer com que Lean Office funcione dentro da organização, precisamos desenvolver pessoas que não necessariamente vão ter competências de Engenharia de Produção competências de Lean, então pessoas lá, por exemplo, do financeiro, pessoas de RH, jurídico, compras, que não têm esse background e importantes para o líder Lean ter essa compreensão e conseguir envolver/engajar essas pessoas.

Ivan: Seguindo, aproveitando aí a tua experiência, o teu aprendizado, cita também para gente alguns exemplos de aplicação que foram mais marcantes para você. Anteriormente você já comentou que se aplica em qualquer setor, em princípio, em qualquer a área de apoio ou administrativa de uma forma lato sensus, agora em termos de exemplos práticos vivenciados, que tipo de empresa te chamou mais atenção e que dificuldades eles tinham e que tipo de resultado foi alcançado?

Thiago: Ivan, vou contar alguns cases que eu acho que são cases bastante marcantes. Então um case muito marcante para mim foi uma empresa que a gente fez um trabalho, que eles tinham uma dificuldade com processo de exportação. E basicamente parte desse processo de exportação, a dificuldade passava pelo cliente, porque, dentro do processo de exportação, a troca de documentações precisa ter um nível de conciliação muito alta. Então nós tivemos a ousadia de chamar os clientes para dentro dessa empresa e fazer então um redesenho todo o processo Lean junto com o cliente no mesmo ambiente. A gente abriu os problemas dos nossos processos ao mesmo tempo em que a gente integrava o processo do cliente.

A taxa de problemas de exportação caiu absurdamente naquele período e o cliente também passou a ter mais responsabilidade e uma melhor forma de vida documentação. Depois a gente tem exemplos clássicos do mundo de mundo financeiro, como redução dos tempos de fechamento de folha, que é um problema clássico de financeiro para questões de um dia, dois dias; processo clássicos de jurídico: redução do tempo de contratação; na mesma linha em processo de compra; depois, indo para exemplos de órgãos públicos, como redução do tempo de licitação, embora tenha o processo legal, mas existem países que antecedem um processo de licitação. Então existem exemplos de várias natureza. Eu trouxe aqui os exemplos mais diferentes talvez do normal e que trouxeram os resultados bastante significativos.

Ivan: Ok, Tiago. Eu tava ouvindo você falar e me recordando aqui de uma apresentação de uma empresa parceira nossa em um dos nossos fóruns, um dos eventos que a Produttare realiza. E uma empresa montadora que já tinha um grau de maturidade elevado com Lean Manufacturing e num determinado momento fez levantamento de lead time total, desde a entrada do pedido até a expedição do produto acabado para o cliente.

E esse lead time total estava em 84 dias, sendo que 17 dias era manufatura, portanto praticamente 20% manufatura. 80% do lead time eram outras atividades que vinham desde contratação, colocação da ordem, programação, suprimentos,depois da manufatura: estoque, a entrega propriamente dito. Quando o identificaram essa situação, imprimiram então esforço bastante grande de levar o pensamento Lean para todas as etapas da cadeia de valor.

Após, então, 3 anos de trabalho, aqueles 84 dias já tinham caído para praticamente metade, 43 dias, nos quais 12 dias eram manufaturas. Quer dizer, houve uma redução de 17 para 12 dias na manufatura. Mas uma redução muito expressiva no total, porque enxugaram bastante as outras atividades que não a manufatura. Sorte que praticamente 50% de redução de perdas ao longo do lead time total. É um resultado muito expressivo, muito instigante, adotar a ideia do Lean Enterprise.

Mas Thiago, para finalizar, no contexto atual, a gente observa uma tendência cada vez maior de utilizar os meios digitais para prestar serviços de consultoria, de mentoring, de coaching, como tem sido as suas experiências com essa abordagens em projetos de Lean Office e Lean Enterprise? 

Thiago: Perfeito, Ivan. O mundo digital tem trazido uma característica para o mundo administrativo, que é transformar as comunicações de síncronas para assíncronas. Basicamente, quando se está dentro de um ambiente só, de uma sala só, a pessoa às vezes com uma dúvida olha para o colega do lado e pergunta e o colega do lado responde, segue os processos administrativos.

Quando a gente vai para o modelo mais digital, para o modelo que tem aí mais fortemente pessoas trabalhando remotamente, teletrabalho ou home office, acaba que a comunicação, ela se torna mais assíncronas e as dificuldades e os problemas dos processos, os desperdício acabam ficando cada vez mais evidentes.

O que a gente tem trabalhado cada vez mais é buscar fazer com que os processos tenham menos troca de responsabilidades, ou, no jargão popular,menos vai e vem. Ou seja, quando eu faço meu trabalho, entrego para a próxima parte da operação, esse trabalho flua continuamente até o próximo processo.

Então, eu diria que, dentro do contexto atual de bastante trabalho digital e o home office como a tendência natural da indústria 4.0 e do que a gente tem visto no mercado, é sim, a gente ter cada vez os mais atividades assíncronas e isso faz com que seja cada vez mais importante olhar os processos e como o fluxo de valor flui por todas as pessoas e por todos responsáveis dentro de um processo.

Ivan: Perfeito, Thiago. Você abordou, de certa forma aí, a aplicação das tecnologias mais recentes que viabiliza a indústria 4.0. Por exemplo, a gente tem visto aplicações de RPA, Robot Process Automation, em alguns processos dando bastante resultado. Mas me diz uma coisa, e do ponto de vista da metodologia de apoio às empresas, como é que você usa, Thiago, o home office, a consultoria remoto, o mentoring remoto, o coaching remoto dentro do projeto de Lean Office? Isso tem dado bons resultados?

Thiago: Ivan,tem, sim. Tem sido uma grata surpresa esse tipo de movimento. Aliás, empresas de alto padrão tem cada vez mais pedido para que o trabalho seja feito nesse formato, seja via videoconferência, via ferramentas de desenvolvimento. O que nós temos falado bastante para o mercado é que: o que que nós fazemos no passado? Nós tiramos o trabalho que era o trabalho presencial no qual é esse tinha relacionamento, ali se tinha comunicação; e nós tínhamos os trabalhos remotos, que eram trabalhos mais informais, ou mais formais, perdão, que se buscava basicamente fazer conferência sem muito relacionamento.

O que a gente tem percebido e que tem evoluído - e a gente também tem utilizado - é a transformar as nossas reuniões, mesmo que remotas, como ela sendo presenciais, ou seja, com relacionamento, com videoconferência, com imagem, com contato, com trabalhos para ser feito antes e com bastante contato de fato. Isso vem fazendo com que não se tenha perda quando se muda do ambiente presencial para o ambiente remoto e os resultados têm sido bem efetivos.

Ivan: Muito bom, ótimo, Thiago. Muito obrigado. Mais uma vez excelente poder compartilhar e receber de você aí essa experiência acumulada ao longo de todos esses anos, são vários projetos. Enfim, agradeço muito pela tua participação hoje conosco. Gostaria que você ficasse à vontade aí para algumas considerações finais, algo mais que você acha relevante queira comentar com a gente.

Thiago: Bom, primeiro, agradecer a oportunidade, Ivan. Dizer que o podcast, esse canal do Produtor em um grande canal. Quem não viu ainda entrevistas anteriores do Junico e a sua própria, tem que escutar, porque é um conteúdo de alto valor. Eu acredito que podcast uma plataforma incrível para conhecimento, eu tenho usado muito e acho que é um bom canal aí também de mostrar para as pessoas um conhecimento, compartilhar conhecimento para que elas melhorem também as suas organizações. Então mais uma vez agradecer.

Dizer que o Lean Office também o Lean Enterprise são temas altamente atuais e que vão ser cada vez mais importante para as organizações a medida que a tecnologia avança rapidamente no mundo das fábricas, ela também começa a ser necessário a cada vez mais no mundo administrativo. Aliás um os nossos produtos dentro da produto da Produttare é não só fazer em Office, mas sim, em um processo mais elevado, a gente automatizar através de RPA, que são soluções que a gente também possui dentro do grupo.

Então agradecer mais uma vez e desejar cada vez mais sucesso nesse canal, que é um canal que tem tudo para ser uma referência no mundo da engenharia, no mundo da produção para o Brasil.

Ivan: Maravilha, excelente, muito obrigado. Esse foi então o nosso entrevistado de hoje: Thiago Menezes, consultor-associado e nosso consultor sênior em Lean Office e Lean Enterprise. Por favor, você que nos ouve, envie no seu feedback pelo contato@produttare.com.br ou no formulário de contatos do nosso site. E o meu colega Thiago também vai estar à sua disposição para responder questionamentos e trocar mais ideias a respeito desses temas. Até a próxima.

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